PROJEKT — dokument nie jest jeszcze gotowy do publikacji.Przed uruchomieniem formularza trzeba potwierdzić dane właściciela projektu Vaksy, rzeczywisty okres usuwania wiadomości, ustawienia dostawców i ewentualne pozostałe skrypty strony. Polityki nie należy publikować z poniższymi oznaczeniami.
1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest Wiktor Duda, osoba fizyczna prowadząca projekt Vaksy Design Studio. Vaksy Design Studio jest nazwą projektu, a nie nazwą zarejestrowanej działalności gospodarczej. Adres do korespondencji: Brzezna 299, 33-386 Podegrodzie, Polska. W sprawach ochrony danych można napisać na create@vaksydesign.com. Nie wyznaczono osobnego inspektora ochrony danych; w tych sprawach kontaktuj się bezpośrednio z administratorem. [DO POTWIERDZENIA: stan faktyczny przed publikacją.]
2. Jakie dane przetwarzamy?
Jeśli wypełniasz formularz, otrzymujemy Twoje imię, nazwisko, wybrany rodzaj projektu (Branding albo UI/UX), numer telefonu i adres e-mail. Formularz nie zawiera pola wiadomości ani wyboru kanału odpowiedzi. Dodatkowe dane mogą pojawić się dopiero w późniejszej korespondencji. Korzystanie ze strony może wiązać się z przetwarzaniem danych technicznych, np. adresu IP, informacji o przeglądarce, żądań sieciowych i danych potrzebnych do zabezpieczenia formularza.
3. Dlaczego przetwarzamy dane i na jakiej podstawie?
Dane z formularza i dalszej korespondencji wykorzystujemy do udzielenia odpowiedzi na zapytanie, omówienia projektu, przygotowania wyceny i — jeżeli tego oczekujesz — podjęcia działań przed zawarciem umowy. Podstawą może być art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy to Ty jako osoba fizyczna prosisz o podjęcie działań przed zawarciem umowy, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdy korespondencja dotyczy ogólnego zapytania lub reprezentowanej przez Ciebie firmy. Naszym uzasadnionym interesem w tym drugim przypadku jest obsługa zapytań i prowadzenie korespondencji biznesowej.
Możemy również przetwarzać niezbędne informacje do zapewnienia bezpieczeństwa strony i formularza, przeciwdziałania nadużyciom oraz, gdy to konieczne, ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Ewentualne obowiązki wynikające z przepisów realizujemy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO — wyłącznie tam, gdzie rzeczywiście mają zastosowanie.
Formularz nie zapisuje do newslettera. Wysłanie zapytania nie jest zgodą na niezwiązane z nim wiadomości reklamowe ani telemarketing. Kontaktujemy się wyłącznie w sprawie wybranej przez Ciebie usługi, telefonicznie lub mailowo. Ewentualne działania marketingowe oparte na odrębnej zgodzie będą wymagały osobnej informacji i mechanizmu jej wyrażenia.
4. Komu możemy udostępnić dane?
Do obsługi strony oraz formularza używamy Cloudflare (domena, dostarczanie strony, Workers, Turnstile i powiadomienia e-mail). Powiadomienia o zgłoszeniach kierowane są na skrzynkę Google (Gmail), o ile wysyłka zostanie pozytywnie przetestowana i uruchomiona. Dostawcy ci mogą przetwarzać niezbędne dane jako podmioty świadczące dla nas usługi techniczne, pocztowe i związane z bezpieczeństwem. Dostęp do wiadomości mają tylko upoważnione osoby obsługujące zapytania [DO POTWIERDZENIA: czy także inne osoby / podmioty]. Nie sprzedajemy danych z formularza.
5. Przekazywanie danych poza EOG
Korzystanie z międzynarodowych usług Cloudflare i Google może wiązać się z dostępem do danych spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Przed publikacją dokumentu trzeba sprawdzić aktualne warunki przetwarzania danych obu dostawców oraz podstawy ewentualnego transferu (np. odpowiednia decyzja Komisji Europejskiej lub standardowe klauzule umowne) i udostępnić informację o mających zastosowanie zabezpieczeniach.[DO POTWIERDZENIA: rzeczywiste warunki i zabezpieczenia transferu w używanej konfiguracji.]
6. Gdzie i jak długo przechowujemy dane?
Zasady przechowywania formularza.Zgłoszenia nie są zapisywane w odrębnej bazie danych Vaksy. Po zweryfikowaniu formularza Cloudflare Workers przesyła powiadomienie z podanymi danymi kontaktowymi na skrzynkę pocztową obsługiwaną przez Google (Gmail). Cloudflare i Google mogą odrębnie przetwarzać dane techniczne i operacyjne zgodnie z właściwymi ustawieniami oraz warunkami świadczenia usług. Dostęp do skrzynki powinien być zabezpieczony uwierzytelnianiem dwuskładnikowym. Wiadomości dotyczące zgłoszeń, które nie zakończyły się współpracą, usuwamy najpóźniej po 12 miesiącach od ostatniego kontaktu. Zasada ta wymaga faktycznego okresowego przeglądu i usuwania wiadomości oraz ich kopii pozostających pod naszą kontrolą. Jeżeli dojdzie do zawarcia umowy, dokumentacja związana z realizacją współpracy może być przechowywana przez czas wymagany przepisami lub potrzebny do dochodzenia i obrony roszczeń. Dane techniczne i zabezpieczające są przechowywane zgodnie z niezbędnym okresem wynikającym z konfiguracji usług i potrzeb bezpieczeństwa. Usunięcie wiadomości z własnej skrzynki nie oznacza natychmiastowego usunięcia wszystkich kopii technicznych i kopii zapasowych dostawcy. Ich okresy retencji zależą od dokumentacji i ustawień usług.
7. Czy podanie danych jest obowiązkowe?
Korzystanie z formularza jest dobrowolne. Do jego wysłania wymagamy imienia, nazwiska, rodzaju projektu (Branding lub UI/UX), numeru telefonu oraz adresu e-mail. Bez tych informacji nie przyjmiemy zgłoszenia przez formularz. Nie zbieramy dodatkowej wiadomości, nazwy firmy ani preferowanej metody odpowiedzi.
8. Twoje prawa
Przysługuje Ci — w granicach wynikających z RODO — prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także przenoszenia danych, jeżeli spełnione są właściwe przesłanki. Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie. Aby skorzystać z tych praw, napisz na create@vaksydesign.com. Masz również prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl).
9. Cookies, dane urządzenia i bezpieczeństwo
Serwis może wykorzystywać cookies oraz podobne technologie przechowywania informacji w przeglądarce. Rozróżniamy technologie niezbędne, analityczne i marketingowe. Wykorzystanie analityki lub marketingu wymagającego zgody odbywa się dopiero po wyrażeniu odpowiedniej, dobrowolnej zgody w panelu ustawień, pod warunkiem że dane narzędzie zostało faktycznie włączone i poprawnie podłączone. Odmowa nie ogranicza przeglądania witryny ani wysłania zapytania.
Technologie niezbędne
Do tej grupy należą techniczne rozwiązania potrzebne do działania witryny, bezpieczeństwa i ochrony formularza przed spamem, w tym Cloudflare oraz Turnstile. W zależności od konfiguracji Cloudflare może stosować własne techniczne identyfikatory lub cookies bezpieczeństwa. Przechowujemy również wybór dotyczący zgód w pamięci lokalnej przeglądarki (klucz vaksy_consent_v1) do 180 dni lub do jego wcześniejszej zmiany/usunięcia. Dzięki temu nie pytamy o decyzję przy każdej wizycie. Niezbędne mechanizmy nie są wyłączane przy odrzuceniu cookies opcjonalnych.
Analityka – narzędzia planowane, jeszcze niewłączone
Planujemy w przyszłości korzystać z Google Analytics 4 oraz Microsoft Clarity w celu oceny ruchu i użyteczności strony. Po ich aktywacji skrypty te będą ładowane jedynie, gdy odwiedzający wyrazi zgodę na analitykę. Microsoft Clarity może analizować interakcje ze stroną i tworzyć odtworzenia sesji; należy skonfigurować maskowanie pól i upewnić się, że nie są zbierane dane kontaktowe wpisywane do formularza. Google Analytics może używać identyfikatorów i cookies, a dokładny wykaz, czas ważności i transfery trzeba zweryfikować w konfiguracji przed uruchomieniem.
Rozważamy też Cloudflare Web Analytics. Jest to oddzielna, deklarowana przez Cloudflare usługa pomiaru bez cookies; nie należy jej mylić z danymi technicznymi Cloudflare wykorzystywanymi do obsługi i ochrony witryny. [DO SPRAWDZENIA: czy usługa Web Analytics jest włączona w panelu Cloudflare i czy działa jej automatyczne wstrzykiwanie skryptu.]Jeżeli zdecydujemy się ładować ją przez kod witryny, podłączymy ją zgodnie z ustawieniami zgód. Szczegóły: Cloudflare Web Analytics.
Marketing – możliwość wdrożenia w przyszłości
Meta Pixel nie jest obecnie zaimplementowany w kodzie tej witryny. Jeżeli go uruchomimy, będzie służyć do pomiaru skuteczności reklam i ewentualnie do tworzenia grup odbiorców. Uruchomienie i zapisywanie informacji przez ten skrypt zostanie uzależnione od odrębnej zgody marketingowej w panelu cookies. Szczegóły o dostawcy:Polityka prywatności Meta.
Zmiana lub wycofanie zgody
W dowolnym momencie możesz zmienić ustawienia opcjonalnych technologii lub wycofać wcześniej udzieloną zgodę przez odnośnik „Ustawienia cookies” w stopce strony. Wycofanie dotyczy dalszego korzystania z technologii i nie wpływa na legalność przetwarzania, które miało miejsce przed wycofaniem zgody. Możesz też zarządzać cookies w ustawieniach przeglądarki.
10. Odbiorcy i dane w narzędziach analitycznych
Po ewentualnym włączeniu opcjonalnych narzędzi dane związane z wizytą mogą być przetwarzane również przez Google (Analytics), Microsoft (Clarity) oraz Meta (Pixel), odpowiednio do zaznaczonych zgód. Samo wyświetlenie tych nazw w panelu nie oznacza, że wymienione narzędzia są już aktywne. Ich szczegółowe ustawienia, czasy przechowywania i zasady przekazywania danych poza EOG zostaną zweryfikowane i udokumentowane przed aktywacją.
Nie podejmujemy na podstawie danych z formularza decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie wpływających na Ciebie w sposób wyłącznie zautomatyzowany w rozumieniu art. 22 RODO. Automatyczna ocena ryzyka Turnstile służy bezpieczeństwu formularza.
11. Zmiany dokumentu
Politykę aktualizujemy po zmianach sposobu przetwarzania danych lub uruchomieniu kolejnych narzędzi analitycznych bądź reklamowych. Data publikacji finalnej wersji: [DO UZUPEŁNIENIA].